¿Qué son los gastos de representación?

A veces sucede que en la empresa se confunde los gastos de representación con otro tipo de gastos como podrían ser los derivados de viajes, dietas, transporte o kilometraje.

Es importante a su vez tener claros cuáles de los costes en que incurre la empresa son susceptibles de catalogarse como gastos de representación ya que su principal diferencia respecto otros gastos la encontraremos a la hora de deducir el IVA de ellos.

Existen muchas tipologías de gastos de representación, pero en el artículo intentaremos repasar aquellas más habituales en toda rutina empresarial.

Etiquetaremos como gastos de representación todos aquellos que tengan una finalidad de tipo comercial de forma que se incremente con ello la imagen de la empresa y el vínculo con algunos clientes reales o potenciales. Es una acción que combina el departamento comercial en algunos aspectos con el de marketing en otros.

¿Qué tipos de gastos de representación más habituales encontramos?

Para clientes extranjeros podríamos invitar a unos directivos a que visitaran la ciudad, polígono o instalaciones de nuestra empresa. Para ello, el gasto del hotel de todos los emisarios, así como las comidas o cenas que se realicen de forma conjunta, serán partidas que podemos incluir dentro de nuestros gastos de representación. Como vemos, son acciones orientadas a mejorar las relaciones con un cliente real o potencial si forma parte de un proceso de negociación. Sean fructíferas o no estas negociaciones, la imagen de la empresa se verá positivamente incrementada si la guía y trato han sido los adecuados. A nivel analítico, además, podemos saber cuál es el retorno de estas acciones una vez tengamos datos tangibles de dicha relación comercial.

También puede ser una interesante fuente de detección de oportunidades. Pongamos el caso de que utilizamos siempre el mismo hotel para hacer las reservas de las visitas comerciales de empresarios de otras localidades a nuestra empresa. En tal caso podríamos entablar una negociación con el hotel para que nos haga descuentos por volumen y así acabar el año con un ahorro que puede llegar a ser importante.

Este mismo caso puede aplicarse a otra situación más habitual como puedan ser las comidas o cenas comerciales con otras empresas. Si habitualmente invitamos a directivos de otras empresas a los mismos restaurantes, podremos negociar el precio de las comidas o proponer un menú cerrado para los casos en que acudamos con otros directivos. En ambos casos, cuanto mayor sea nuestra partida mayor poder de negociación tendremos y mayor será la rebaja que podamos exigir.

Otros tipos de gastos de representación pueden venir a través de regalos u obsequios. Tampoco cualquier tipo de regalo, ya que si tiene un valor desmesurado puede resultar muy sospechoso cuando tengamos una auditoría externa y nos hagan justificar esos gastos.

En líneas generales, el tipo de inversión o gasto de representación que asuma la empresa tiene que ir en consonancia con el rédito que luego recupera de todas estas acciones. Es ineludible que en ocasiones incurramos en gastos que no finalizarán en un acuerdo al final de la negociación. Pero toda empresa debe mantener un equilibrio, y estas situaciones deberían darse el menor número de veces posible y, de suceder, que no tengan unos volúmenes desproporcionados, por ejemplo, con la cantidad de dinero que movería en caso de fructificar.

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