A partir de cierto volumen de trabajo, cualquier persona o empresa que quiera estructurar adecuadamente sus tareas deberá recurrir a alguna herramienta de gestión de proyectos para optimizar su tiempo y mejorar así su productividad.
En el terreno personal, la mayoría de personas se decantan por herramientas como el GTD o el Pomodoro para marcar prioridades y organizarse sus ficheros de forma eficiente. El GTD es un sistema de carpetas donde se clasifican las tareas que surgen en el día a día en base a proyectos, tiempos de entrega y tiempo de realización. Por ejemplo, una de las premisas del GTD es que todo lo que se pueda realizar en menos de 2 minutos deberá hacerse en ese preciso instante, mientras que si va a ocupar un mayor tiempo se deberá pasar a la carpeta de “próximamente”.
El sistema Pomodoro, en cambio, y a diferencia del Diagrama de Gantt en que todo se estructura desde el inicio, se irán fijando lapsos que fraccionarán el total de tiempo que se puede dedicar globalmente. Es decir, se podrá segmentar en intervalos de 20 minutos las próximas 2 horas que dedicaremos a trabajar o a hacer tareas personales. Durante ese tiempo no pueden haber distracciones: ni emails, ni teléfonos, ni encargos. De eso se trata el sistema Pomodoro, de atacar exclusivamente una tarea. Si se acaba antes de esos 20 minutos, se puede descansar o pasar a la siguiente. Si no se ha conseguido terminar se deberá dejar como esté y pasar a la siguiente (salvo que por ejemplo se esté cerca de finalizar la anterior o haya un tiempo de entrega que obligue a priorizar esa tarea)
En el mundo empresarial, en cambio, muchas veces no basta con este tipo de herramientas para el control de proyectos complejos. Podrían estar implicados en un mismo proyecto varios equipos de trabajo, o depender en algún punto de la intervención de una empresa externa que realice una parte del proceso.
Por todo ello, el Diagrama de Gantt puede ser una herramienta eficaz para poner en contexto el trabajo de cada persona, departamento o empresa vinculada a cada proyecto empresarial. Podríamos definir algunas ventajas esenciales del Diagrama de Gantt:
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Visual
Permite hacerse una valoración global de los tiempos del proyecto, las personas implicadas o los recursos de personal o monetarios precisos.
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Productividad
Un Diagrama de Gantt es una excelente herramienta a la hora de detectar ineficiencias o cuellos de botella que estén contrayendo el potencial de la empresa o un equipo de trabajo. Al descubrir desviaciones respecto las estimaciones presupuestadas se puede actuar a tiempo y sobre las personas realmente implicadas para mejorar en productividad y, a fin de cuentas, en beneficio empresarial.
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Objetivos
Marcar objetivos de tiempo o recursos es otra forma ideal para no desperdiciar dinero, personal o tiempo. Sobre el know-how, se pueden ir puliendo los periodos dedicados a cada proceso y puliendo en gran parte las posibles desviaciones asociadas. Con el tiempo, un Diagrama de Gantt será una herramienta potente y fidedigna de la realidad de cada proyecto, pudiendo con ello hacer estimaciones de entrega o producción más fidedignas que mejoren la calidad de servicio que percibe el cliente final.
Si te interesa la materia y quieres profundizar más, te dejo una guía gratuita para descargar en que encontrarás comparativas de softwares y utilidades para implementar un Diagrama de Gantt.